Als bestuurslid bij Neos word je geconfronteerd met heel wat wetten en reglementen. De meest voorkomende vragen trachten we hier te beantwoorden. Voor bijkomende informatie kan je steeds terecht bij de directeur Martin De Loose via martin.deloose@neosvzw.be of via 0494/94 74 86. Je eigen ervaring met een specifieke regelgeving mag je ons steeds bezorgen via welkom@neosvzw.be.
Volgende thema’s komen hier aan bod:
STATUUT VAN EEN NEOS-CLUB
Je richt een Neos-club in je gemeente of stad op. Welke verenigingsvorm heeft je Neos-club?
- A/ Een feitelijke vereniging
- B/ Een vzw
- C/ Een afdeling van een gestructureerde vereniging
- D/ Zowel een feitelijke vereniging als een afdeling van een gestructureerde vereniging
Antwoord: D
De vrijwilligerswet van 3 juli 2005 heeft dit antwoord duidelijk gemaakt dat een club niet alleen een feitelijke vereniging is, maar tevens op grond van haar specifieke verbondenheid beschouwd kan worden als een afdeling van een gestructureerde vereniging, zijnde Neos vzw. Het zwaartepunt ligt wel op het tweede, zijnde het gegeven dat je een afdeling van Neos vzw bent.
Noot: wat is een feitelijke vereniging? Ingevolge de invoering van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (BS van 04.04.2019) is de feitelijke vereniging thans een vereniging zonder rechtspersoonlijkheid beheerst door de overeenkomst tussen partijen (artikel 1:6 van het van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen). Er is geen enkele formaliteit vereist om ze op te richten: geen publicatieverplichting, noch de verplichting om statuten op te stellen.
INFORMATIEPLICHT
Neos heeft een informatieplicht tegenover alle vrijwilligers. Hoe voldoet Neos vzw aan de informatieplicht?
- A/ Via aanplakking aan het gebouw waar Neos vzw haar administratieve zetel heeft
- B/ Per brief aan alle bestuursvrijwilligers
- C/ Via een individueel contract
- D/ Via het huishoudelijk reglement van de eigen lokale club
Antwoord: D
De organisatie informeert minstens over:
- het onbaatzuchtig doel en juridisch statuut van de organisatie (indien het gaat om een feitelijke vereniging, dien je ook te informeren over de identiteit van de verantwoordelijke(n) van de vereniging);
- het verzekeringscontract, en de eventuele dekking;
- de eventuele betaling van een vergoeding;
- en de geheimhoudingsplicht uit artikel 458 van het Strafwetboek.
De informatie kan verstrekt worden op welke wijze ook (zoals via een ledenblad, een website, een folder, aanplakking in een lokaal). De bewijslast berust bij de organisatie. Bij Neos vzw wordt de informatieplicht opgevangen door het Huishoudelijk Reglement (HR) van de plaatselijke afdeling. Het behoort dus tot het takenpakket van de lokale club (in de praktijk zal dat veelal de secretaris zijn) om de informatieplicht via het plaatselijk huishoudelijk reglement op te volgen. Dit houdt o.a. het volgende in:
- Het aanpassen van het model van HR naar de eigen praktijk (bijv. de regeling i.v.m. terugbetaling van onkosten);
- Het zorgen voor de ondertekening van het HR door alle bestuursleden;
- Het bezorgen van een kopie aan het Neos-secretariaat;
- Het bezorgen van het HR aan nieuwe bestuursleden + ondertekening door hen;
- Het informeren van mogelijke occasionele helpers.
Niet onbelangrijk: het voorbeeld van HR van Neos vzw moet overgenomen worden. Het is op basis van dat document dat je als lokale club erkend wordt! Je kan geen tekst, of artikelen, verwijderen. Alleen de vetgedrukte tekst in het HR kan aangepast worden naar de lokale situatie.
Voor bovenlokale bestuursvrijwilligers worden specifieke afspraken (zoals bijv. rond de terugbetaling van onkosten) per bestuursperiode en per bestuursniveau in een huishoudelijk reglement/afsprakennota gegoten. Elke vrijwilliger ontvangt deze.
Daarnaast schakelt Neos nog andere informatiekanalen in om aan de informatieplicht te voldoen, zoals Bestuurdersnet (toelichting bij de wet + model van HR)…
VERGOEDING VOOR VRIJWILLIGERSWERK
Kan je voor je vrijwilligerswerk voor Neos vergoed worden: ja dan nee?
Antwoord: nee
Een keuze binnen Neos vzw is dat er geen forfaitaire vergoedingen uitbetaald worden. Het enige wat kan, is een terugbetaling van bepaalde kosten. Welke kosten kunnen terugbetaald worden? Dit is de vrijheid en autonomie van de lokale club. Belangrijk is wel dat je het gezamenlijk en voorafgaandelijk afspreekt, en de club hier transparant mee omgaat. Zie artikel 34 van het HR. De vetgedrukte tekst kan aangepast worden:
“Er worden geen forfaitaire vergoedingen betaald. Onkosten van bestuursleden tot een bedrag van €50 worden per kwartaal door de penningmeester terugbetaald. Boven de €50 is de goedkeuring van het bestuur vereist.”
Een aantal voorbeelden:
Een club wil een uitstap naar Luik organiseren. Een aantal bestuursleden gaan op prospectie. Welke kosten zijn er, en welke kosten zouden kunnen terugbetaald worden? Je hebt de verplaatsingskosten; het toegangsticket van het museum; de kostprijs voor de aankoop van toeristische brochures… In de praktijk is het gangbaar dat de gemaakte km’s, de aankoop van toeristische brochures en de toegangstickets terugbetaald worden. Er bestaat al meer discussie wanneer het gaat over de maaltijd over de middag waarbij sommige clubs van oordeel zijn niet tussen te komen, omdat je steeds moet eten, of je nu op prospectie gaat of niet. Voor de km-vergoeding zijn er ook verschillen. Er zijn clubs die 0,20 euro/km uitbetalen. Er zijn clubs die het wettelijk tarief (vanaf 01.10.2022) van 0,4201 euro/km nemen. Het belangrijkste is dat er goede afspraken gemaakt worden op voorhand zodat er achteraf geen discussie is of ze 0,20 euro of 0,4201 euro betalen.
- Pc, printer, fototoestel, LCD-projector…
Een ander voorbeeld. Een secretaris vraagt of hij een computer, printer, fototoestel, projector… kan aankopen voor de club, want hij heeft dit nodig voor de uitoefening van zijn vrijwilligerswerk. Wat de kosten voor het printen betreft. Doorgaans wordt er afgesproken dat papier aangekocht kan worden. De terugbetaling van de kostprijs van het inktpatroon is al moeilijker te scheiden van het privégebruik. Het compromis kan zijn dat je een keer per jaar een inktpatroon aankoopt… Als een LCD-projector aangekocht wordt, weet dat dit eigendom is van de club. Computer raden we niet aan te kopen met de club want dit is in de praktijk sowieso gemengd gebruik, en zal ook voor privédoeleinden gebruikt worden, wat dan weer problemen oplevert bij overdracht op het einde van de bestuursperiode en op het vlak van fiscaliteit. Tot slot kan je de vraag stellen waar dit eindigt, en of je dan niet voor elke functie (Gust-verantwoordelijke, penningmeester…) een computer moet beginnen voorzien?
- Bloemstukjes, tafelversiering…
Een ander voorbeeld is dat een bestuurslid de bloemetjes voor de tafels van een Neos-activiteit maakt. Voor het materiaal kan ze de kosten indienen. De uitbetaling van het verschil in kostprijs voor het geval dat je de bloemen (eindproduct) in de winkel koopt, vinden we dan weer een brug te ver, en niet stroken met vrijwilligerswerk.
- Deelname aan bestuursactiviteiten georganiseerd door Neos vzw
De tweejaarlijkse Cultuur- en Toerismehappening, het vierjaarlijkse Neos Congres, de Bestuursledenborrels,… het zijn allemaal evenementen waarop we elk clubbestuur (of op zijn minst een delegatie ervan) verwachten. Vaak zijn dit de meest geëngageerde bestuursleden. Omdat deze activiteiten uiteindelijk ook de hele clubwerking ten goede komen, kan de clubkas (een stuk van) de deelnameprijs terugbetalen. In de regel betalen partners die meegaan wel het volledige bedrag.
Tot slot…
We begrijpen dat clubs de geëngageerde bestuursleden willen belonen (via bijvoorbeeld een tussenkomst in de deelnameprijs aan nationale activiteiten, zoals de cultuurhappening), maar laten we daar niet te ver in gaan. Neos is en blijft een toffe hobby die geld kost, en die je belangrijkere zaken terug geeft dan geld… Hoe dan ook, het blijft een lokale aangelegenheid. Bespreek samen en voorafgaandelijk in de lokale club welke kosten terugbetaald worden, want goede afspraken, maken goede vrienden.
AANGIFTE VRIJWILLIGERSWERK (VOOR ZIEKEN, WERKLOZEN, BRUGGEPENSIONEERDEN, …)
Josefien ging in op de vraag om Neos-bestuurslid te worden. Na een gemengde loopbaan (zelfstandige en werknemer), en na stopzetting van haar laatste activiteit, werd haar een werkloosheidsvergoeding toegestaan. Moet zij aan het werkloosheidsbureau aangifte doen van haar vrijwilligerswerk en bestuursmandaat bij Neos vzw?
Antwoord: ja
Gepensioneerden moeten geen melding doe van hun vrijwilligersactiviteit aan de Rijksdienst voor Pensioenen. Een voorafgaande aangifte is wel nodig voor:
Werklozen en bruggepensioneerden: een voorafgaande aanvraag (via formulier C45B) en het akkoord van de directeur van het werkloosheidsbureau zijn noodzakelijk. Indien binnen de twee weken na de ontvangst van een volledige aangifte geen beslissing is genomen, wordt de uitoefening van de activiteit met behoud van uitkeringen, geacht aanvaard te zijn. Voor dit formulier kan je contact opnemen met het nationaal secretariaat.
Personen die een rust- of overlevingspensioen van de overheidssector genieten: zij moet wel een voorafgaande verklaring aan de PDOS bezorgen samen met een attest van de betrokken organisatie waarvoor men als vrijwilliger werkt.
Zieken met een invaliditeitsuitkering: een voorafgaande aanvraag en toelating van de mutualiteit is vereist.
Personen die een leefloon ontvangen: het is aan te bevelen de maatschappelijk assistent/dossierbeheerder bij het OCMW op de hoogte te brengen.
UNISONO (vroeger beter gekend als: SABAM)
Je laat een klein orkestje eigen nummers en covers spelen op een Neos-feest. Dien je dit aan te geven aan Unisono?
Antwoord: ja
Als er auteursrechtelijk beschermde werken uitgevoerd worden, dien je aangifte te doen.
Tip: probeer steeds te gaan voor het minimumtarief. Als Unisono de inkomprijs vraagt, geef dan enkel de toegangsprijs voor het concert… en haal de kostprijs voor het eten, cadeautje en dergelijke uit de deelnameprijs zodat je hierop geen Unisono betaalt.
Voor werk dat in de privésfeer wordt uitgevoerd moet geen auteursrechten betaald worden (op voorwaarde dat er geen toegangsgeld gevraagd wordt). Meer informatie vind je op de website van Unisono
Positieve of negatieve ervaringen met Unisono? Laat het ons weten via welkom@neosvzw.be. Onze koepelfederatie ijvert al jaren voor een koepelovereenkomst voor sociaal-culturele organisaties met Unisono. Uw ervaringen kunnen een input betekenen voor dit debat.
FISCALITEIT
Moeten we als Neos-club aangifte doen bij de belastingen als bijv. een voordrachtgever bij uw club langskomt?
Antwoord: ja,
“In principe” moet je organisatie elk jaar voor 30 juni de fiscale fiche 281.50 indienen bij de fiscus, met afschrift aan de betrokkenen.
Die fiche moet je opmaken – of mogelijk doet je boekhoudkantoor dat – voor vergoedingen en voordelen die je organisatie vorig kalenderjaar toekende aan ‘derden’ voor wie die vergoedingen of voordelen belastbare beroepsinkomsten zijn.
Die ‘derden’ kunnen zowel natuurlijke personen zijn als rechtspersonen, en het kan om diverse soorten vergoedingen gaan voor opdrachten of diensten: erelonen, commissies, voordelen alle aard, vergoeding van kosten die voor rekening van de dienstverlener zijn, enz. In onze sector gaat het meestal om betalingen aan lesgevers, begeleiders, kunstenaars, creatieve en vrije beroepers, enz.
De fiches moeten per (rechts)persoon het totaalbedrag van het vorige kalenderjaar vermelden.
Er zijn echter uitzonderingen. In volgende gevallen moet je geen fiche opmaken:
- voor vergoedingen, betaald aan een dienstverlener die onderworpen is aan de boekhoudwetgeving én btw-conforme facturen moet opmaken. Dus: kreeg je geen btw-conforme factuur of twijfel je of aan beide voorwaarden voldaan is, maak dan een fiche 281.50 op.
- als de vergoedingen voor de dienstverlener in totaal op jaarbasis niet meer dan 250 euro bedragen
- voor wettelijke kostenvergoedingen aan vrijwilligers, vergoedingen aan kunstenaars volgens de kleine vergoedingsregeling en vergoedingen aan sportbeoefenaars en sporttrainers die belast worden via de fiche 281.30
Info en richtlijnen voor het indienen van de fiches vind je hier.
De vraag of een vergoeding opgesplitst kan worden in een vergoeding en onkosten (bijv. syllabus of vervoer)? Ja, in de praktijk kunnen er opgesplitst worden, bijvoorbeeld 125 euro vergoeding honorarium en 125 euro syllabuskosten? Advies fiscus = opsplitsen kan, en de opsplitsing moet duidelijk zijn zodat de fiscus kan oordelen of de opsplitsing correct is.
Krijg je een vraag van de fiscus of controle van de fiscus, bel dan naar het Neos-secretariaat en/of de stafmedewerker. Het is belangrijk dat je steeds correct dient te antwoorden. Ook raden we aan om de spreker in dat geval te verwittigen.
BEWARINGSTERMIJN BOEKHOUDKUNDIGE STUKKEN
Wat is de bewaringstermijn voor facturen, aankoopbewijzen… van de boekhoudkundige verrichtingen van onze lokale clubs = feitelijke verenigingen?
Antwoord: 7 jaar
PERSOONLIJKE VOORDELEN
Bestuursleden worden soms door reisbureaus of andere organisatoren benaderd om bepaalde reizen of activiteiten op het clubprogramma te plaatsen in ruil voor een commissie of gratis reis. Mogen/kunnen bestuursleden dit ten persoonlijke titel aannemen?
Antwoord: nee
Het is ethisch niet correct om je als bestuurslid te laten “omkopen”. Voordelen die je bekomt, behoren de club toe. Het is belangrijk om hier transparant mee om te gaan. Zie ook artikel 35 HR:
“Elk voordeel van externen (financieel of in natura) ontvangen door bestuursleden in hoofde van hun bestuursfunctie komt toe aan de clubkas. Het bestuur beslist collectief over de aanwending van het voordeel.”
PRIVACY
Mag je foto’s van Neos-leden tijdens activiteiten zonder toestemming van de leden op de webpagina van de lokale club plaatsen?
De privacywetgeving zegt dat we voorafgaandelijk en schriftelijk de toestemming moeten vragen. Dit is in de praktijk niet houdbaar. Voorstel is om hier “volwassen” mee om te gaan, en aan je leden mee te geven dat ze steeds mogen aangeven wanneer ze bepaalde foto’s niet meer op de webpagina willen zien.
VERZEKERING & VRIJWILLIGERSWET
Wat zegt de vrijwilligerswet rond de aansprakelijkheid van de vrijwilliger? Dien je je als Neos-bestuurslid zorgen te maken dat men je persoonlijk aansprakelijk stelt voor de schade die je berokkent bij het verrichten van vrijwilligerswerk?
Antwoord: nee
De vrijwilliger is niet burgerlijk aansprakelijk voor alle schade, behalve de schade aan zichzelf (!), die hij/zij berokkent bij het verrichten van vrijwilligerswerk ingericht door:
- Een feitelijke vereniging die één of meer personen tewerkstelt;
- Een rechtspersoon;
- Een feitelijke vereniging die door zijn specifieke verbondenheid met (1) of (2) beschouwd kan worden als een afdeling daarvan.
Neos-clubs vallen onder (3). Het is echter niet de FV (de Neos-clubs) maar de organisatie waarvan de FV een afdeling vormt (zijnde Neos vzw) die dus aansprakelijk is voor de schade, behalve de schade aan zichzelf, die de vrijwilligers berokkenen bij het verrichten van het vrijwilligerswerk. Enkel in geval van bedrog, zware fout of eerder gewoonlijk dan toevallig voorkomende lichte fout is de vrijwilliger zelf aansprakelijk.
Voor die risico’s met betrekking tot het vrijwilligerswerk is Neos vzw verplicht zich te verzekeren. De wetgever wou immers met de nieuwe wet een goede aansprakelijkheids- en verzekeringsregeling voor vrijwilligers vastleggen, die rust op drie pijlers:
- Het slachtoffer kan vergoed worden;
- De vrijwilliger die schade veroorzaakt, wordt zo veel mogelijk beschermd;
- Andere vrijwilligers of leden van de organisatie kunnen niet aangesproken worden voor de fout van de vrijwilliger.
VERZEKERING EN LEDEN
Wettelijk minimum dat de vrijwilligerswet oplegt, is een verzekering voor de vrijwilligers en de organisatie voor bestuurdersaansprakelijkheid. Bij Neos vzw zijn we een stapje verder gegaan, en zijn we verzekerd voor wat?
Laten we beginnen bij de leden. Van welke waarborgen kan een lid bij Neos genieten?
- A/ Burgerrechtelijke aansprakelijkheid
- B/ Lichamelijke ongevallen
- C/ Rechtsbijstand
- D/ Omniumverzekering voor verplaatsingen in het kader
- E/ Fietsbijstandsverzekering
Antwoord: A/ tot en met C/
Niet onbelangrijk. Als we het hebben over lichamelijke ongevallen spreken we van een ongeval, dit is een plotse gebeurtenis, met een externe oorzaak en een objectief vast te stellen lichamelijk letsel (opgelet – geen familieleden!).
De omniumverzekering voor verplaatsingen is enkel voor bestuursleden in het kader van hun bestuursopdracht. Leden die carpoolen of ingeschakeld worden om te carpoolen kunnen geen beroep doen op deze verzekering. Belangrijk is dat de verantwoordelijkheid voor de aangifte bij de voorzitter en secretaris ligt (dit om misbruiken te voorkomen), en meegedeeld/besproken wordt op de eerstvolgende bestuursvergadering en geacteerd in de notulen. Het is dus de voorzitter of secretaris die de aangifte via het nationaal secretariaat van Neos vzw moet doen. En opgelet: franchise van 625 euro. En steeds eigen verzekering eerst. Is aanvullend op de eigen verzekeringen.
De VAB-fietsbijstandsverzekering is optioneel, en kan je als Neos-lid (dankzij het partnerschap met Sportievak) voordelig afsluiten à 28 euro ipv 29 euro. Twee instapmomenten: 1 januari en 1 juli.
VERZEKERING EN NIET-LEDEN
Wat met niet-leden? Gisteren op onze bestuursvergadering van Neos Pluto bleek dat er van onze 43 ingeschrevenen voor André Rieu 6 niet-leden zijn. Zijn de niet-leden even goed verzekerd zoals onze leden?
Antwoord: ja
Artikel 2 Onder GEDEKTE ACTIVITEITEN verstaat men alle activiteiten van de nemer en zijn clubs (beoefening, voorbereiding, organisatie, beheer, administratie ...).
Als de activiteiten door de verzekeringsnemer of door de bij hem aangesloten clubs in het raam van de federale of clubactiviteiten georganiseerd worden, zijn in de verzekering begrepen : kampioenschappen, competities, vriendschappelijke en andere wedstrijden, tornooien, trainingen, demonstraties, verplaatsingen en reizen (verblijf inbegrepen).
De waarborg is eveneens verworven voor de leden die actief deelnemen aan de organisatie door de nemer of door haar aangesloten clubs van allerlei niet-sportieve activiteiten waarbij het publiek betrokken wordt. Bij uitbreiding wordt de waarborg eveneens verleend voor de schade :
- die zich voordoet tijdens een verplaatsing die door de nemer in het kader van de gedekte activiteiten wordt georganiseerd ;
- die zich voordoet op het normale traject, zowel heen en terug, van de verzekerde om zich van zijn verblijfplaats naar de plaats waar de gedekte activiteiten plaatsgrijpen, te begeven.
Artikel 3 Onder verzekerden verstaat men:
- De nemer, zijn aangesloten clubs en zijn leden.
- De niet-leden tijdens hun deelname aan sportpromotionele activiteiten die de nemer en de bij hem aangesloten clubs organiseren.
- De vrijwilligers niet-leden die hun medewerking verlenen aan de organisatie van de verzekerde activiteiten (aansprakelijkheid – conform wet 03.07.2005).
- De verenigingswerkers in het kader van de wet van 18 juli 2018 inzake het verenigingswerk.
- Onder derden verstaat men alle andere personen dan de verzekeringsnemer en de bij hem aangesloten clubs.
Belangrijk om de deelname van niet-leden te beperken tot max. twee deelnames. Als je tegen dan de smaak nog niet te pakken hebt, dan zal het niet komen.
VERZEKERING EN SCHADE AAN BRILLEN OF LENZEN
Schade aan brillen of lenzen. Is dat verzekerd?
Antwoord: ja
Schade aan brillen of lenzen is gedekt als het gepaard gaat met lichamelijk letsel en deze bril of lenzen gedragen worden op het ogenblik van het ongeval. Maar is wel beperkt tot 500 euro/ongeval. Vraag ook na bij je mutualiteit of zij er een stuk in tussenkomen.
VERZEKERING EN STOFFELIJKE SCHADE
Een concrete situatie: je hebt in je club een ernstig ongeval gehad bij het fietsen. Het ene lid heeft een gebroken teen. Een tweede lid heeft een gebroken bovendijbeen en wordt eerstdaags geopereerd. Mogen materiële zaken als kapotte broeken ook in rekening gebracht worden, Herstelling van fietsen?
Antwoord: nee
Stoffelijke schade aan eigen materiaal, dat wordt beschouwd als ‘berekend risico’ wanneer je in groep fietst (de correcte juridische term is ‘risicoaanvaarding’).
In principe zou dan eerst de familiale moeten tussenkomen, een schuldige gezocht worden… maar ook daar zal dit soort schade afgewezen worden omwille van dezelfde reden ‘risicoaanvaarding’.
VERZEKERING EN KOSTEN VAN HET VERVOER VAN HET SLACHTOFFER
Valt het vervoer van het slachtoffer van de plaats van het ongeval naar het ziekenhuis onder de dekking medische kosten?
Antwoord: ja
De kosten voor het vervoer van het slachtoffer, voor zover dit vervoer noodzakelijk is voor de verzorging en het geschiedt met een vervoermiddel dat is aangepast aan de aard en de ernst van de letsels. Deze kosten worden vergoed op dezelfde wijze als die in verband met de arbeidsongevallen. In functie van de plaats en de ernst van de letsels kan dit ook door een helikopter. Opgelet niet te verwarren met repatriëring. Repatriëring is het terugbrengen van het slachtoffer naar België (naar een ziekenhuis hier of naar hem thuis indien mogelijk). Dit is niet automatisch verzekerd binnen de sportpolis maar kan worden gewaarborgd via de optie reisbijstand.
VERZEKERING EN BESTUURSLEDEN
Welke verzekeringen geniet een bestuurslid bovenop de verzekeringen die een lid geniet?
- A/ Bestuurdersaansprakelijkheid van de bestuursleden op alle niveaus;
- B/ 24/7 Lichamelijke ongevallen
- C/ En Omniumverzekering voor verplaatsingen in het kader van een bestuursopdracht.
Antwoord: A/ en C/
De 24/7-verzekering = de 24/7 sportverzekering die een lid en bestuurslid individueel en optioneel kan afsluiten via onze partner Sportievak: www.sportievak.be/senioren/neos/24-7-sportverzekering-neos/. Je kan daar meer informatie en de polisvoorwaarden terugvinden en intekenen voor slechts 18 euro per persoon per jaar. Een tweede gezinslid betaalt 14 euro, dus als koppel betaal je 32 euro.
VERZEKERING EN VERGOEDING AAN CHAUFFEURS
Ik hoor soms dat clubs een vergoeding geven aan de chauffeurs die rijden in kader van carpooling voor een evenement (bijvoorbeeld, iedereen die mee rijdt geeft €5 aan de chauffeur). Mag dit verzekeringsgewijs? Ik hoorde van een club dat ze dit niet doen omdat het anders 'bezoldigd personenvervoer' is, en dat hun persoonlijke verzekering dat niet dekt.
De vraag werd aan de verzekeraar voorgelegd. Hij antwoordde: “Als deze kleine vergoeding enkel een onkostenvergoeding is, is er geen probleem voor de bestaande verzekeringen.”
REISWETGEVING
Welke wetgeving is van toepassing op clubreizen?
- Wet van 21 november 2017 betreffende de verkoop van pakketreizen, gekoppelde reisarrangementen en reisdiensten -> in werking getreden op 1 juli 2018
- Pakketreis = min. 2 reisdiensten bijv. busvervoer en hotel
Wet is niet van toepassing op pakketreizen en gekoppelde reisarrangementen die een periode van minder dan vierentwintig uur beslaan, dus geen dagreizen!, tenzij zij een overnachting omvatten.
Welke rol neem je in als club?
- A/ Reisorganisator
- B/ Doorverkoper
- C/ Reiziger
Antwoord: geen van de drie
Reisovereenkomst wordt afgesloten tussen reisorganisator en het lid. Met de club ben je promotor/doorgeefluik/facilitator/bemiddelaar. Heel belangrijk om er voor te zorgen dat een individueel lid zijn of haar rechten kan uitputten.
Betekent dit dan ook dat de gelden rechtstreeks door het lid moeten gestort worden op de rekening van de reisorganisator?
Antwoord: ja
Hiervoor zijn drie belangrijke argumenten: 1/ omwille van de aansprakelijkheid; 2/ omwille van het BTW-verhaal en 3/ omwille van de wet van 21 november 2017 betreffende de verkoop van pakketreizen, gekoppelde reisarrangementen en reisdiensten
- 1/ Reizen en aansprakelijkheid
Als sociaal-culturele organisatie mag een Neos-club een reis voor de eigen leden organiseren. Wie reizen mag organiseren, werd geregeld door het Vlaams Decreet Reisbureaus dat werd afgeschaft in 2014. Maar bij het organiseren van reizen, komt er nog andere (federale) wetgeving kijken. Wie reizen organiseert moet zich houden aan de Wet op de Reiscontracten, meer bepaald de garantie- en de verzekeringsmodaliteiten. Elke organisator of bemiddelaar moet aantonen dat hij voldoende verzekerd is of waarborgen heeft dat in geval van faillissement het contract kan worden uitgevoerd. Dat kan in België slechts bij het Garantiefonds Reizen.
Het antwoord luidt dus volledig: Ja, maar gelet op de Wet op de Reiscontracten, mag een Neos-club enkel werken met een erkend reisbureau (dat dus aangesloten is bij het Garantiefonds Reizen).
Ter info: het standpunt van het Reis- & Opleidingscentrum vzw, tekst ‘Leven na de Dood’
Reizen is een BTW-plichtige activiteit. Dat betekent dat de Neos-club die een reis zelf organiseert (en niet via een erkend reisbureau werkt) zich in regel moet stellen met de BTW-regelgeving (aanvraag BTW-nummer, BTW-aangifte doen…), en BTW moet aanrekenen op de vraagprijs voor de reis aan haar leden.
Omwille van deze reden (het BTW-verhaal) raden we de Neos-club, die met een erkend reisbureau werken, ook aan om de leden die meegaan op reis rechtstreeks te doen betalen aan het reisbureau. Op die manier komen die (grote) geldbedragen niet op de clubrekening, en geven we de BTW-administratie geen voer tot discussie.
- 3/ Nieuwe wet over de verkoop van pakketreizen, gekoppelde reisarrangementen en reisdiensten
Op 1 juli 2018 treedt de wet over de verkoop van pakketreizen, gekoppelde reisarrangementen en reisdiensten in werking. Als je met je Neos-club voor de organisatie van een reis beroep doet op een erkend reisbureau, moet je je geen zorgen maken over de verplichtingen van deze wet (zoals verplicht contractuele informatie verstrekken, over een verzekering tegen financieel onvermogen beschikken en de overeenkomst volledig en correct uitvoeren), want dan staat het erkend reisbureau in voor de nakoming van die verplichtingen. Organiseer je (als bestuurslid van een)
Neos-club zelf reizen van meer dan 24u, dan kan je onder de toepassing van deze wet vallen ALS:
- je beschouwd wordt als professioneel (d.i. alle professionelen die, als organisator of bemiddelaar, pakketreizen verkopen, gekoppelde reisarrangementen faciliteren (verkoop via weblink, pop-up, …) en organisatoren en doorverkopers die als tussenpersoon afzonderlijke reisdiensten verkopen);
- en de reizen niet uitsluitend incidenteel (1) en zonder winstoogmerk (2) worden aangeboden aan of gefaciliteerd voor een beperkte groep (3) van reizigers (drie cumulatieve voorwaarden!).
De FOD Economie verduidelijkt de toepassing van deze reiswet in haar richtlijnen, met specifieke voorbeelden. De richtlijnen werden in samenspraak met het middenveld (o.a. ook met Neos vzw) opgesteld, en kan je op ons Bestuurdersnet terugvinden.
FIETSEN
Mag een club fiets- en wandeltochten organiseren?
Antwoord: ja
Indien de richtlijnen van seingevers gevolgd worden.
ETEN EN DRINKEN
Is dat ook een verantwoordelijkheid van ons?
Antwoord: ja
Dit zal in de toekomst steeds belangrijk(er)worden.
Naast de gekende, al dan niet door ethische principes ingegeven voorkeuren (vegetarisch, veganistisch), duiken er steeds meer allergieën of bijzondere diëten op. Vraag je leden om zélf te melden of ze allergisch zijn, intoleranties hebben e.d. Zo kan je er op reis of op daguitstap op voorhand mee rekening houden. Op de meeste Neos-feesten of -activiteiten wordt alcohol geschonken. Ook daar is het onze gemeenschappelijke zorg om daar verantwoord mee om te gaan. De tips van de Vereniging voor Alcohol en andere Drugproblemen helpen je alvast een eind op weg. |