Geef uw gebruikersnaam en wachtwoord in:
Blijf ingelogd:
Paswoord vergeten?

Bestuursleden

Privacyverklaring

1. ALGEMEEN
Neos vzw en haar afdelingen hechten veel waarde aan je privacy en de bescherming van je persoonsgegevens.

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Neos vzw en haar afdelingen houden zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening EU 2016/679) (ook gekend als GDPR). 

Via deze privacyverklaring willen Neos vzw en haar afdelingen je duidelijkheid geven over:

  • Aan wie deze privacyverklaring is gericht: zie punt 2.
  • wie de verantwoordelijke is voor de verwerking: zie punt 3.
  • welke verwerkingen we doen: zie punt 4.
  • welke rechten je hebt met betrekking tot deze verwerkingen: zie punt 5.

2. AAN WIE IS DEZE PRIVACYVERKLARING GERICHT?
Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere leden, deelnemers aan activiteiten, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten, diensten of producten, klanten en prospecten, leveranciers.

3. VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE
De betrokken gegevens worden verwerkt door Neos vzw, Willebroekkaai 37, 1000 Brussel, BE 0420.664.848. Neos vzw wordt volgens de GDPR beschouwd als de verwerkingsverantwoordelijke, wat wil zeggen dat Neos vzw instaat voor de correcte verwerking van de betrokken gegevens in onze interne databank, en dat je bij eventuele vragen of voor de uitoefening van je rechten met betrekking tot de gegevensverwerking je je kan wenden tot Neos vzw:

Neos vzw
Willebroekkaai 37
1000 Brussel
Ondernemingsnummer: BE 0420.664.848
welkom@neosvzw.be
02/212.24.91

4. DOELEINDEN VAN DE VERWERKING

4.1. Wie verwerkt de gegeven?
De professionele medewerkers van Neos vzw en de bestuursleden van haar afdelingen verwerken de persoonsgegevens.

4.2. Welke gegevens verwerken we?
Wij kunnen de volgende persoonsgegevens vragen, opslaan, verzamelen en verwerken:

  •  Identificatiegegevens: naam, voornaam, adres, telefoonnummer, fax en e-mail;
  • Persoonlijke kenmerken: geslacht, geboortedatum, geboorteplaats en nationaliteit, beroepsprofiel en functietitel;
  • Gezinssituatie;
  • Gegevens mbt lidmaatschap: datum begin lidmaatschap, reden lidmaatschap, soort lid, van welke afdeling lid, elke wijziging in status, ontvangst Neos Magazine, interessegebieden, en vraagt bijzondere aandacht voor.
    Wij verzamelen enkel persoonsgegevens die je zelf aan ons meedeelt op verschillende wijzen (o.a. inschrijvingsformulieren, invul- en contactformulieren op onze website, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact…). We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

4.3. Waarom verwerken we die persoonsgegevens?Je persoonsgegevens worden verwerkt op basis van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

  • Opdat je kan deelnemen aan de activiteiten van Neos vzw en haar afdelingen (uitvoering lidmaatschapsovereenkomst en gerechtvaardigd belang);
  • Om je te verzekeren tegen de risico’s van het verenigingsleven (uitvoering lidmaatschapsovereenkomst en wettelijke verplichting);
  • Het versturen van het magazine, nieuwsbrieven, uitnodigingen en ledenvoordelen (uitvoering lidmaatschapsovereenkomst en gerechtvaardigd belang);
  • Het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting).
    In zoverre de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt op basis van toestemming, heb je steeds het recht om de gegeven toestemming terug te trekken. 

4.4. Verstrekking aan derden
De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een derde partij (verwerker) voor:

  • De ondersteuning op het vlak van sport en beweging, en verzekering (Sportievak);
  • Het beheer van ons gegevensuitwisselingsbeheersysteem (Gust 2.0) (Axolution bvba)
  • Het verzorgen van de internetomgeving (Inca digital N.V.);
  • Het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen via Flexmail en Genscom;
  • Het drukken en verzenden van Neos Magazine (Roularta).

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan verwerkers (andere partijen) dan diegene waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben afgesloten.
Met deze partijen (verwerkers) maken wij de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen.
Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is.
Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij je persoonsgegevens aan derde partijen. Wij geven je contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.
Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier toestemming voor geeft. Deze toestemming kan te allen tijde ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU en niet vallen onder een adequaatheidsbesluit van de EU.

4.5.  Bewaartermijn
Neos vzw en haar afdelingen bewaren de persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Neos vzw en haar afdelingen verbinden zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan 5 jaar na het laatste gebruik, met uitzondering van de bestuursfuncties waarbij de termijn maximum 99 jaar is (om het erfgoed van Neos te vrijwaren). Daarna worden de betrokken gegevens gewist. 

4.6. Beveiliging van de gegevens
Neos vzw en de afdeling nemen technische en organisatorische maatregelen om de verwerking op een veilige manier te laten plaatsvinden.

De technische beveiliging van Gust 2.0 gebeurt via Axolution bvba. Neos vzw sluit, in het kader van de GDPR, hiertoe een contract af met Axolution.

De organisatorische beveiliging ligt in handen van Neos vzw en de afdeling. Volgende maatregelen worden gevolgd:

  • wachtwoordbeleid;
  • clausule vertrouwelijkheid en geheimhouding;
  • pseudonimisering en encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
  • misbruik, stopzetten van bestuursmandaat of wijziging in takenpakket leidt tot het inactief maken van inloggegevens;
  • de afdeling informeert nieuwe bestuursleden/gebruikers van Gust over de GDPR;
  • de afdeling volgt alle instructies vanuit Neos vzw i.v.m. de organisatorische beveiliging.

5. JE RECHTEN OMTRENT JE GEGEVENS

5.1. Je rechten
Je hebt recht op inzage, kopie, aanpassing of het wissen van de persoonsgegevens die wij ontvangen hebben. Via het hoger vermeld adres en mits bewijs van identiteit (kopie van identiteitskaart) kan je ons hiervoor contacteren.
Tevens kan je bezwaar indienen tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers.
Ook heb je het recht om de verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in jouw opdracht direct aan een andere partij.

5.2. Inbreuk in verband met je persoonsgegevens
Neos vzw en haar afdelingen stellen alles in het werk om de persoonsgegevens die wij verwerken te beschermen tegen verlies, misbruik of vervalsing. Indien zich toch een inbreuk zou voordoen op jouw persoonsgegevens, en deze inbreuk een hoog risico inhoudt voor je rechten en vrijheden, zal Neos vzw en haar afdelingen je onverwijld op de hoogte stellen van deze inbreuk, onder voorwaarden bepaald in de GDPR.

5.3. Klachten
Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen.
Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
https://www.privacycommission.be
commission@privacycommission.be

6. WIJZIGING PRIVACYVERKLARING
Neos vzw en haar afdelingen kunnen de privacyverklaring steeds wijzigen. De laatste wijziging gebeurde op 25 mei 2018.