Je bent hier:
Huishoudelijk Reglement
HUISHOUDELIJK REGLEMENT PLAATSELIJKE AFDELING

1. De vereniging

Neos vzw
 ARTIKEL 1. Dit reglement is een aanvulling op de algemene statuten van Neos vzw, nr. 0420 664 848.
Het regelt de relatie van de club met Neos vzw en het provinciale verbond en de interne werking van de club.

Naam
ARTIKEL 2. De club is een feitelijke vereniging en een plaatselijke afdeling van de onder artikel 1 genoemde vzw en draagt de naam ‘Neos Diest.’  

Zetel
 ARTIKEL 3. De zetel van de club is gevestigd op het adres van de secretaris / voorzitter. De zetel kan bij beslissing van het bestuur worden verplaatst.

Doelstellingen
ARTIKEL 4. De club heeft als doelstellingen, in aansluiting op de nationale en provinciale doelstellingen:
1.       op lokaal vlak en in clubverband een sociaal-culturele beweging voor de ouderen uit de middengroepen uit te bouwen;
2.       de belangen van de leden te verdedigen;
3.       het bevorderen van een waardevol en gelukkig beleven van de pensioenleeftijd voor de aangesloten leden.
 
ARTIKEL 5. Om deze doelstellingen te bereiken, zal de club o.a.:
1. sociaal-culturele en ontspannende activiteiten inrichten;
  1. de leden informeren en hun belangen verdedigen in de geëigende beleids- en adviesorganen;
  2. aansluiten op de initiatieven van het provinciaal verbond en Neos vzw.

Ontbinding
ARTIKEL 6. De club is opgericht voor onbepaalde duur maar kan te allen tijde ontbonden worden.
Het bestuur kan de club niet zonder akkoord van het nationaal secretariaat ontbinden.

Binding club - provinciaal verbond en Neos vzw
ARTIKEL 7. De leden sluiten door hun lidmaatschap bij de club automatisch aan bij Neos vzw, Willebroekkaai 37, 1000 Brussel en het provinciaal verbond Neos Vlaams Brabant .
 
Neos Diest is door het nationaal secretariaat erkend op .…./...../…. ??? .
De club blijft erkend indien volgende voorwaarden vervuld worden:
-          tijdig overmaken van ledenlijsten en provinciale en nationale ledenbijdragen;
-          aanbieden van een jaarprogramma (periode 1 september tot 31 augustus) in overeenstemming met de doelstellingen;
-          blijk geven deel te willen uitmaken van de nationale beweging door in te spelen op de geboden provinciale en nationale initiatieven;
-          aanvaarden van de statuten, beslissingen en richtlijnen van het provinciaal verbond en Neosvzw in alle aangelegenheden die de plaatselijke club overstijgen;
-          aanvaarden van een huishoudelijk reglement dat in overeenstemming is met de nationale richtlijnen.
Als een club niet langer door Neos vzw erkend wordt, wordt dit via een aangetekende brief aan de voorzitter en de secretaris meegedeeld. Beroep is mogelijk bij de werkgroep Goed Bestuur.
 
ARTIKEL 8. De leden hebben als toegetreden leden van Neos vzw via hun gemandateerden (clubafgevaardigden) inspraak in de samenstelling van het provinciaal en nationaal bestuur. Het aantal gemandateerden van de club wordt bepaald in verhouding tot het ledental, zoals omschreven in de provinciale en nationale huishoudelijke reglementen. De gemandateerden van de club kunnen zichzelf kandidaat stellen bij de verkiezingen voor het provinciaal en/of nationaal bestuur.
Op basis van de ledencijfers per 1 juli van het verkiezingsjaar heeft de club recht op minimum twee gemandateerden. Vanaf 51 leden komt er per begonnen schijf van 50 één gemandateerde bij.
De gemandateerden worden aangeduid door het clubbestuur.
 
ARTIKEL 9. De club heeft het recht haar gemandateerden voorstellen mee te geven voor provinciale vergaderingen.

2. De leden

Lidgeld
ARTIKEL 10. De club bepaalt ieder jaar de gevraagde ledenbijdrage waarin de provinciale, de nationale en de verzekeringsbijdrage vervat zit. Een lid dat deze bijdrage niet betaalt, wordt geacht ontslagnemend te zijn. Een lid sluit aan bij de club in zijn/haar gemeente of bij een club naar keuze. Hij of zij kan lid van meerdere clubs zijn. Hij of zij betaalt in elke club de volledige ledenbijdrage en verzekering, maar kan de nationale ledenbijdrage van de 2de en volgende clubs terugggestort krijgen. Elk Neos-lid is automatisch ook lid van Sportievak.
 
ARTIKEL 11. De leden en hun eventuele rechtsopvolgers hebben geen deel in het vermogen van de club, hebben geen recht op een aandeel in de behaalde winsten en kunnen geen opbrengsten halen uit de vereniging waardoor zij zich individueel verrijken. Bij uittreding, uitsluiting of overlijden kunnen zij nooit teruggave of vergoeding vorderen voor gestorte bijdragen of gedane inbrengen.
Bij ontbinding van de club, om welke reden ook, mag het vermogen niet worden uitgekeerd aan de leden. Het netto-actief wordt overgemaakt aan het provinciaal Neos-verbond (om nadien ter beschikking te stellen voor de oprichting van een nieuwe club in de gemeente).

Verzekeringen
ARTIKEL 12. Alle leden zijn door het nationaal verbond verzekerd bij Fidea voor Burgerrechtelijke Aansprakelijkheid (zonder de contractuele aansprakelijkheid), Lichamelijke Ongevallen en Rechtsbijstand (Polis Verenigingsleven nr. GV00221796). De polis kan geraadpleegd worden op het Betuurdersnet.
 
ARTIKEL 13.
Voor bestuursleden is er een verzekering bestuurdersaansprakelijkheid (Polisnr. C- 11/1521.859/00-B).Ook is er voor de bestuursleden die in het kader van een bestuursopdracht een verplaatsing met de eigen wagen maken, een omniumverzekering bij Fidea (Polisnr. PK/96.470.827-0000). Beide polissen kunnen geraadpleegd worden op het Bestuurdersnet.
Aangifte in het kader van de omniumverzekering gebeurt door de voorzitter en/of secretaris. Het verslag van de bestuursvergadering waarop deze aangifte besproken werd, wordt opgestuurd naar het nationaal secretariaat.

Aanvaarding en uitsluiting
 ARTIKEL 14. De aanvaarding en uitsluiting van een lid gebeurt door het bestuur. Beroep kan aangetekend worden bij de werkgroep Goed Bestuur.

Ontslag
 ARTIKEL 15. Elk lid kan vrij uit de club treden door bij het bestuur ontslag in te dienen of door het niet hernieuwen van het lidmaatschap.

GDPR
 Neos vzw beschikt via Gust over persoonsgegevens. Neos vzw is, in het kader van de GDPR, verwerkingsverantwoordelijke van deze gegevens. De verwerking van de gegevens wordt deels aan de lokale afdelingen toevertrouwd, waardoor zij onder de GDPR als verwerkers beschouwd worden. Deze aanvulling zorgt ervoor dat de verwerking in overeenstemming met de GDPR gebeurt.
 
ARTIKEL 16. VOORWERP VAN VERWERKING
De club
·         past het Huishoudelijk Reglement van de plaatselijke afdeling toe;
·         werkt met het online platform Gust 2.0 en (eventueel) Nena.
De persoonsgegevens waarover Neos vzw via de club beschikt zijn onderwerp van de opvolging van de GDPR. De club handelt uitsluitend op basis van schriftelijke instructies van Neos vzw. De club houdt een register bij van de verwerkingsactiviteiten die zij voor Neos vzw verricht.
 
ARTIKEL 17. DUUR VAN DE VERWERKING
Neos vzw en de club verbinden zich ertoe de gegevens niet langer te bewaren dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist, met een maximum termijn van 5 jaar na het laatste gebruik (aangezien de beleidsperiode van de subsidiërende overheid 5 jaar is), met uitz. van de bestuursfuncties waarbij de termijn maximum 99 jaar is (om het erfgoed van Neos te vrijwaren). Daarna worden de betrokken gegevens (incl. kopieën) gewist.
 
ARTIKEL 18. AARD EN DOEL VAN DE VERWERKING
De persoonsgegevens worden voor volgende doeleinden verwerkt:
·         Leden- en activiteitenbeheer (uitvoering lidmaatschapsovereenkomst en gerechtvaardigd belang);
·         Verzekering leden (uitvoering lidmaatschapsovereenkomst en wettelijke verplichting);
·         Verzenden magazine, nieuwsbrieven, uitnodigingen en ledenvoordelen (uitvoering lidmaatschapsovereenkomst en gerechtvaardigd belang);
·         Bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting).
·         Eventuele andere: aan te vullen door de club 
 
ARTIKEL 19. SOORT PERSOONSGEGEVENS
Enkel de volgende persoonsgegevens, noodzakelijk voor het bereiken van de doeleinden, worden door de verwerker verwerkt:
·         Identificatiegegevens: naam, voornaam, adres, telefoonnummer, fax en e-mail;
·         Persoonlijke kenmerken: geslacht, geboortedatum, geboorteplaats en nationaliteit, beroepsprofiel en functietitel;
·         Gezinssituatie;
·         Gegevens m.b.t. lidmaatschap: datum en reden lidmaatschap, soort lid, afdeling, wijziging in status, ontvangst Neos Magazine, interessegebieden, en ‘vraagt bijzondere aandacht voor’.
Eventuele andere gegevens die de club zelf bijhoudt, worden aan het register toegevoegd.
 
ARTIKEL 20. CATEGORIEËN VAN BETROKKENEN
De persoonsgegevens zijn afkomstig van de volgende categorieën van betrokkenen:
·         Leden en kandidaat-leden van de club;
·         Bestuursleden en de aangestelden van de club.
·         ex-leden   en    “contacten”
 
ARTIKEL 21. VERTROUWELIJKHEID
·         De club zorgt dat de verwerkers van persoonsgegevens vertrouwelijkheid in acht nemen.
·         De club licht alle personen die toegang hebben tot de persoonsgegevens in over de GDPR.
·         De club deelt geen gegevens met derden.
·         De club maakt geen kopie van de gegevens, behalve met het oog op back-up.
 
ARTIKEL 22. BEVEILIGING VAN DE PERSOONSGEGEVENS
Neos vzw en de club nemen technische en organisatorische maatregelen om de verwerking op een veilige manier te laten plaatsvinden.
De technische beveiliging van Gust 2.0 gebeurt via Axolution bvba. Neos vzw sluit, in het kader van de GDPR, hiertoe een contract af met Axolution.
De organisatorische beveiliging ligt in handen van Neos vzw en de club. Volgende maatregelen worden gevolgd:
·         wachtwoordbeleid;
·         clausule vertrouwelijkheid en geheimhouding;
·         pseudonimisering en encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
·         misbruik, stopzetten van bestuursmandaat of wijziging in takenpakket leidt tot het inactief maken van inloggegevens;
·         de club informeert nieuwe bestuursleden/gebruikers van Gust over de GDPR;
·         de club volgt alle instructies vanuit Neos vzw i.v.m. de organisatorische beveiliging.
 
ARTIKEL 23. DATALEK
Wanneer de club met een datalek zit, analyseert ze of dit een risico inhoudt voor de rechten van betrokkenen. Indien er geen risico is, volstaat het de inbreuk bij te houden in een intern bestand. Indien er wel een risico is, wordt binnen de 72 uur contact opgenomen met het GDPR-aanspreekpunt van Neos vzw, Elfi De Bolle, tel. 02/21 22 493 of via elfi.debolle@neosvzw.be.

3. Ledenvergadering

Organen
ARTIKEL 24. De organen van de club zijn de ledenvergadering en het bestuur

Samenstelling
ARTIKEL 25. De ledenvergadering is samengesteld uit alle leden van de club. Ze wordt voorgezeten door de voorzitter van het bestuur.

Algemene ledenvergadering
ARTIKEL 26. De algemene ledenvergadering heeft o.a. volgende opdrachten, voor te leggen op een algemene ledenvergadering (jaarlijks voor 01/11):
-          goedkeuring jaarprogramma lopend of volgend jaar;
-          goedkeuring werkingsverslag afgelopen jaar;
-          goedkeuring begroting lopend of volgend jaar;
-          goedkeuring financieel verslag afgelopen jaar;
-          goedkeuring lidgeld op voorstel van het bestuur;
-          verkiezing bestuur om de vier jaar.
 
Het huishoudelijk reglement ligt voor de leden ter inzage tijdens de jaarlijkse ledenvergadering en bij de clubsecretaris.

Stemming
ARTIKEL 27. Alle leden van de ledenvergadering zijn stemgerechtigd en beschikken over één stem. De ledenvergadering beslist bij gewone meerderheid van stemmen, ongeacht het aantal aanwezigen. Bij staking van stemmen is de stem van de voorzitter doorslaggevend.

4. Bestuur

Verkiezing
ARTIKEL 28. Om de vier jaar worden bestuursverkiezingen gehouden volgens de richtlijnen van het nationaal secretariaat. Er zijn twee formules mogelijk:
  1. een herbevestiging en openstelling van het bestaande bestuur OF
  2. officiële bestuursverkiezingen.
 
De gekozen formule wordt ter goedkeuring aan de ledenvergadering voorgelegd. Voor beide formules worden de praktische richtlijnen van het nationaal secretariaat gevolgd. De verkiezingen gaan vooraf aan de bestuursverkiezingen op provinciaal en nationaal vlak.

Samenstelling
ARTIKEL 29. Er wordt gestreefd naar een bestuur van minimaal negen leden. Een mandaat loopt over vier jaar. De bestuursleden zijn herkiesbaar. Tussentijdse bestuurswissels moeten bekrachtigd worden door de eerstvolgende algemene vergadering.
De voorzitter wordt rechtstreeks verkozen. De overige functies worden onderling verdeeld. Het mandaat van de voorzitter kan slechts éénmaal hernieuwd worden. Indien het mandaat van voorzitter tussentijds (periode van minder dan drie jaar) wordt opgenomen, begint de duur van het mandaat slechts te lopen vanaf de eerstvolgende verkiezingen.
Afwijkingen moeten via gemotiveerd verzoek aangevraagd worden bij de werkgroep Goed Bestuur.
 
ARTIKEL 30. Er wordt gestreefd naar een evenredige vertegenwoordiging van mannen en vrouwen en naar een evenwichtig beroepsprofiel (met bijzondere aandacht voor gewezen zelfstandigen) in het bestuur.

Afzetting
ARTIKEL 31. De bestuursleden kunnen door de ledenvergadering afgezet worden met 2/3 meerderheid van de aanwezige leden. 

Taakverdeling
ARTIKEL 32. De noodzakelijke bestuursfuncties zijn: voorzitter, ondervoorzitter, secretaris, penningmeester, Gust-verantwoordelijken (webbeheerder) en GDPR-verantwoordelijke.

Volmacht
ARTIKEL 33. Het bestuur kan een of meerdere leden volmacht verlenen. Dit wordt in het verslag van de bestuursvergadering opgenomen.

Vergoedingen en onkosten
ARTIKEL 34. Er worden geen forfaitaire vergoedingen betaald. Onkosten van bestuursleden tot een bedrag van €500 worden door de penningmeester terugbetaald. Boven de €500 is de goedkeuring van het bestuur vereist.
 
ARTIKEL 35. Elk voordeel van externen (financieel of in natura) ontvangen door bestuursleden in hoofde van hun bestuursfunctie komt toe aan de clubkas. Het bestuur beslist collectief over de aanwending van het voordeel.

Opdrachten bestuur
ARTIKEL 36. Het bestuur moet alle beschikbare middelen aanwenden voor het bereiken van de doelstellingen. Het bestuur zal hiertoe :
-          een jaarprogramma opstellen en laten goedkeuren door de leden;
-          zorgen voor de uitvoering van dit programma;
-          een regelmatig contact met de leden verzekeren, ook met de leden die om medische of familiale redenen niet aanwezig kunnen zijn op de clubactiviteiten;
-          jaarlijks de ledenhernieuwing en ledenwerving organiseren;
-          de verslaggeving naar en het contact met het nationaal secretariaat onderhouden;
-          inspelen op en meewerken aan provinciale en nationale initiatieven;
-          aanwezig zijn op de kadervorming om zich te vervolmaken als bestuurslid;
-          het financieel beheer van de club waarnemen, bij voorkeur met het door Neos aangeboden programma;
-          de afgevaardigden in het provinciale verbond aanduiden;
-          de afgevaardigden in de lokale adviesraden aanduiden
-          de informatieplicht m.b.t. de wetgeving op het vrijwilligerswerk opvolgen
-          gebruik maken van het gegevensuitwisselingssysteem Gust (voor leden- en activiteitenbeheer en de clubwebsite)

Onverenigbaarheid van bestuursmandaten
ARTIKEL 37. Kernfuncties (voorzitter, ondervoorzitter, secretaris, penningmeester) zijn onverenigbaar en mogen niet opgenomen worden door partners of broer en zus.
 
ARTIKEL 38. Een bestuursfunctie in een Neos-club is onverenigbaar met
-  een bestuursfunctie in een andere Neos-club;
-  een bestuursfunctie in een andere vereniging, organisatie of instelling die met of voor ouderen werkt en die activiteiten ontplooit die concurrentieel zijn aan Neos;

-  een uitvoerend politiek mandaat;
-  een bestuursfunctie in een andere vereniging, organisatie, instelling, ... die het imago van Neos kan schaden.
 

Het bestuur beslist in deze materie bij gewone meerderheid.
 
ARTIKEL 39. Betwistingen over de onverenigbaarheid van functies worden behandeld door de werkgroep Goed Bestuur.

Bestuursdocumenten
ARTIKEL 40.Alle documenten van de club die door de bestuursleden bewaard worden, moeten bij het beëindigen van het bestuursmandaat onmiddellijk aan het clubbestuur worden teruggeven.

5. Boekhouding 
ARTIKEL 41. De penningmeester is verantwoordelijk voor de boekhouding en het financieel verslag.
 
ARTIKEL 42. Minimaal twee bestuursleden controleren samen met de penningmeester minstens één keer per jaar de boekhouding. Minstens eenmaal per kwartaal wordt het kasverslag voorgelegd op de bestuursvergadering.
 
ARTIKEL 43. Het financieel verslag dat voor 01/11 op de ledenvergadering ter goedkeuring voorgelegd wordt, bevat minimaal volgende financiële gegevens:
-          het totaalbedrag van inkomsten en uitgaven van het afgelopen jaar (01/08 tot 31/07);
-        bezit op 31/07 van het afgelopen jaar.